Privacyverklaring

Privacyverklaring Samen055

Samen055 is een samenwerkingsverband tussen Gemeente Apeldoorn, CJG, MEE Samen en Stimenz. Vanuit Samen055 bieden wijkconsulenten en stedelijke teams wijkgerichte ondersteuning in de wijken: Centrum/Dorpen, Zuid, Oost, Noord en West.

In deze privacyverklaring lees je hoe Samen055 omgaat met persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

Gemeente Apeldoorn is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen Samen055. Het college van burgemeester en wethouders ziet toe op een veilige en zorgvuldige omgang met jouw gegevens.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Via onder andere het contactformulier, telefoon en e-mail kun je contact opnemen met Samen055. Bij zo’n contact verwerken wij de persoonsgegevens die nodig zijn om jouw vraag of situatie goed te kunnen beoordelen en passende ondersteuning te bieden. We verwerken dan de volgende gegevens:

Voorletters, naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
Gegevens over de hulpvraag, zoals jouw situatie of zorgen;
Informatie over wat je zelf al hebt geprobeerd;
Eventueel gevoelige gegevens, zoals jouw gezondheid, financiële situatie of gezinssamenstelling. Deze verwerken we alleen met jouw toestemming.
Als je namens iemand anders contact met ons opneemt, hebben wij ook jouw gegevens nodig. Hierbij vragen wij naar de relatie met de betrokkene. Zorg ervoor dat de betrokkene weet dat je contact opneemt. Zo zorgen wij ervoor dat ieders privacy goed wordt beschermd.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om:

Jouw hulpvraag goed te begrijpen en te beoordelen;
Jou in contact te brengen met de juiste contactpersoon in je wijk of binnen het stedelijk team;
Passende ondersteuning te organiseren, de hulp goed af te stemmen met alle betrokken organisaties en waar nodig de regie te voeren. Zo weet je precies wat er gebeurt en hoef je jouw verhaal maar één keer te vertellen;
Samenhangende hulp te bieden als er sprake is van meerdere problemen.

3. Wat is de wettelijke grondslag?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is voor het behandelen van een hulpvraag. Dit gebeurt op basis van wetten die van toepassing zijn op de geboden hulp, zoals:

De Participatiewet
De Jeugdwet
De Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs)
De Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

We verwerken bijzondere persoonsgegevens uitsluitend als dit noodzakelijk is voor het behandelen van jouw hulpvraag. Ook dan houden we ons aan de privacyregels.

4. Met wie delen wij jouw gegevens?

Samen055 gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met jouw persoonsgegevens. Dat betekent dat wij jouw gegevens niet zomaar met anderen delen. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Daarnaast volgen ze elk jaar een trainingen over privacy en gegevensbescherming. Zo zorgen wij ervoor dat onze medewerkers jouw gegevens veilig en zorgvuldig behandelen.

Per situatie is er een zorgvuldige afweging over of en met wie gegevens gedeeld worden. Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de behandeling van de hulpvraag of een verwijzing naar de juiste organisatie of contactpersoon. Indien mogelijk informeren wij jou vooraf hierover.

Personen en organisaties binnen Samen055 met wie wij gegevens kunnen delen, zijn:

Wijkconsulenten of medewerkers van het stedelijk team
MEE Samen
Stimenz
CJG

Daarnaast kan het noodzakelijk zijn om gegevens te delen met organisaties buiten Samen055, zoals een zorgaanbieder, een onderwijsinstelling of een overheidsinstantie. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is. Hoe lang dat precies is, hangt af van de hulpvraag en van de regels die daarvoor gelden. Deze bewaartermijnen zijn in een aantal wetten te vinden, bijvoorbeeld:

Gegevens over hulp op grond van de Jeugdwet bewaren wij maximaal 20 jaar.
Voor de Wet maatschappelijke ondersteuning geldt een termijn van 15 jaar.
Voor de Participatiewet is dit 10 jaar.
Gegevens over schuldhulpverlening bewaren wij 5 jaar.

Is jouw hulpvraag afgewezen, buiten behandeling gesteld of heb je deze zelf ingetrokken? Dan bewaren wij jouw gegevens meestal 1 tot 5 jaar. Na afloop van de bewaartermijn verwijderen wij jouw gegevens of maken wij deze anoniem.

6. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij behandelen jouw gegevens veilig en vertrouwelijk. Samen055 doet dit met passende technische en organisatorische maatregelen. De beveiliging van onze systemen is geregeld volgens het informatiebeveiligingsbeleid van gemeente Apeldoorn. Die voldoet aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is een landelijke standaard voor informatiebeveiliging binnen overheidsorganisaties. Dit betekent dat wij voldoen aan strenge eisen om risico’s op datalekken of misbruik te minimaliseren.

Dit betekent dat wij onder andere gebruikmaken van:

Toegang op basis van autorisatie (het ‘need-to-know’-principe);
Versleutelde opslag en beveiligde netwerken;
Structurele controle en monitoring van toegang en gebruik.

Met deze maatregelen zorgen wij ervoor dat we persoonsgegevens goed beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

Samen055 gebruikt geen geautomatiseerde besluitvorming. Medewerkers verzorgen alle beoordelingen en nemen besluiten.

8. Jouw rechten

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken dan geldt de privacywetgeving. Je hebt als betrokkene de volgende rechten:

Inzage in jouw persoonsgegevens die bij ons bekend zijn;
Het laten wissen van jouw eigen gegeven.
Het laten wijzigen of aanvullen van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens
Het beperken van gegevens door minder persoonsgegevens te laten verwerken;
Het ontvangen en overdragen van persoonsgegevens die we van jou hebben naar een andere organisatie;
Bezwaar maken tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Kijk dan voor meer informatie op de website van gemeente Apeldoorn. Je ontvangt binnen vier weken een reactie.

9. Datalekken

Wij doen er alles aan om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. Toch kan er soms iets misgaan. Bijvoorbeeld als een e-mail of brief per ongeluk naar de verkeerde persoon wordt gestuurd. Er kan dan sprake zijn van een datalek. Het is belangrijk dat je ons hier zo snel mogelijk over informeert. Zo kunnen wij meteen actie ondernemen om schade voor jou of anderen te voorkomen of te beperken.

Denk je dat er iets is misgegaan met persoonsgegevens?

📞 Bel dan 14055

📧 Of stuur een e-mail naar datalek@apeldoorn.nl

Wij nemen direct maatregelen om de gevolgen te beperken en waar nodig te herstellen.

10. Toezicht en klachten

Heb je een klacht of een bezwaar tegen een beslissing? Kijk dan hier voor meer informatie.

Gemeente Apeldoorn heeft een onafhankelijke Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze functionaris houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving. Heb je vragen over de bescherming van jouw persoonsgegevens of wil je contact opnemen met de functionaris? Stuur dan een e-mail naar: fg@apeldoorn.nl.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Of ben je ontevreden over de afhandeling van een verzoek of klacht? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de onafhankelijke toezichthouder in Nederland op het gebied van privacy. Meer informatie over het indienen van een klacht vindt je op: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

11. Wijzigingen privacyverklaring

Wij evalueren deze privacyverklaring op basis van feedback van inwoners en brengen waar nodig verbeteringen aan. Ook kunnen we het aanpassen bij nieuwe wetgeving of wanneer dat bij ontwikkelingen nodig is.

Versie 21 mei 2025

12. Meer informatie

Voor de algemene privacyverklaring van de gemeente Apeldoorn verwijzen wij je naar www.apeldoorn.nl/privacy.